Корпоративный печатный комплект удобнее заказывать как согласованный проект, даже если в него входят всего две позиции. Разные макеты, тиражи и получатели требуют единой спецификации. Она помогает не потерять оборот визитки, не перепутать версию логотипа и вовремя заметить, что часть материалов нужна раньше остальных.
Определите цель комплекта
Напишите, кому и при каких обстоятельствах предназначены материалы: посетителям выставки, сотрудникам, партнёрам или постоянным клиентам. Из цели следует состав. Для встречи могут быть полезны визитка и краткий буклет, для сезонного подарка можно рассмотреть календарь. Не стоит добавлять позиции только ради объёма набора.
На сайте есть отдельные услуги печати визиток, буклетов, листовок и календарей с фото и логотипом. Возможность изготовления другой продукции и комплектации набора уточняйте отдельно: наличие логотипа не делает любой сувенир стандартной полиграфической позицией.
Разделите количество комплектов и тиражи
Количество участников мероприятия не всегда совпадает с тиражом каждой позиции. Визитки могут требоваться нескольким сотрудникам, буклеты распределяться по разным точкам, а календари предназначаться только части получателей. Запишите количество по каждой позиции и отдельно укажите резерв.
Если в одном тираже несколько имён, языков или адресов, перечислите версии. Например, «визитки для трёх сотрудников» недостаточно: нужны макет и количество для каждого. В статье о выборе тиража визиток разобран этот частный вопрос; здесь важнее связать позиции между собой.
Подготовьте материалы бренда
Соберите логотип в доступном исходном формате, брендбук при его наличии, утверждённые тексты и изображения. Укажите, какие цвета и элементы обязательны, а где дизайнер может предложить решение. Не заменяйте исходник логотипа скриншотом, если есть возможность получить файл у автора.
Проверьте актуальность телефонов, должностей, адресов и QR-ссылок. Передавайте только данные, которые должны попасть в печать. Внутренние комментарии и служебные сведения отделите от публикуемого текста. Подготовку новых макетов можно обсудить через услугу дизайна и вёрстки.
Назначьте одного ответственного за утверждение
Соберите замечания коллег в один согласованный список. Если два человека одновременно отправляют противоречащие друг другу правки, итоговая версия становится неопределённой. Назначьте сотрудника, который подтверждает текст, внешний вид и количество по каждой позиции.
Уточните формат согласования и способ проверки цвета. Визитка, буклет и календарь на разных материалах могут восприниматься неодинаково. Экранный макет помогает проверить композицию, но не заменяет обсуждение образца, когда оттенок или отделка принципиальны.
Учебный пример брифа
«Готовим материалы к встрече партнёров. Нужны визитки сотрудников и буклет об услугах. Количество и версии указаны отдельным списком. Прикладываем логотип, тексты и фотографии. Требуется проверить макеты и предложить бумагу. Просим отдельно рассчитать подготовку, печать и доставку, а также подтвердить возможность получения к указанной дате».
Это пример структуры, а не описание выполненного клиентского заказа. Дополните его размерами, количеством сторон или полос, отделкой, адресами и ответственным за согласование.
Сроки, получение и повторный заказ
Укажите дату, когда материалы должны быть у получателя, а не только дату мероприятия. Согласуйте последовательность: получение исходников, проверка, правки, утверждение, изготовление и доставка. Не считайте срок печати подтверждённым, пока не выбран состав и не принята финальная версия.
При получении сверяйте позиции, версии, количество и упаковку. Для повторного заказа сохраните утверждённые файлы и спецификацию. Перед допечаткой заново проверьте контакты, даты и условия предложения: старый макет может быть технически исправным, но уже неактуальным.
Обсудить комплект можно через раздел типографии. Полный бриф позволяет рассчитать конкретный набор и заранее увидеть этапы, требующие согласования.
